Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 Begripsbepalingen
Voor begrippen die hier niet worden uitgelegd, wordt verwezen naar de Regeling Adviesraad Beschermd Wonen en Opvang Zuid-Hollandse Eilanden.

Adviesraad: De Adviesraad Beschermd Wonen en Opvang Zuid-Hollandse Eilanden. De Adviesraad bestaat uit de door de lokale Adviesraden Sociaal Domein afgevaardigde leden.

Ambtelijk ondersteuner: Dit is de contactpersoon voor de Adviesraad in dienst van de gemeente Nissewaard.

College: Het college van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Nissewaard.

Regeling: De Regeling Adviesraad Sociaal Domein Beschermd Wonen en Opvang Zuid-Hollandse Eilanden, zoals vastgesteld door het college van B&W van de gemeente Nissewaard.

Secretaris: De secretaris wordt benoemd door de gemeente Nissewaard. Dit kan een externe medewerker zijn of een ambtenaar van één van de gemeenten van de Zuid-Hollandse Eilanden.

Zuid-Hollandse Eilanden: De gemeenten Brielle, Goeree-Overflakkee, Hellevoetsluis, Hoeksche Waard, Nissewaard en Westvoorne.

Artikel 2 Dagelijks Bestuur
1. Samenstelling Dagelijks bestuur
a. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de secretaris.
b. De Adviesraad benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

2. Taken Dagelijks Bestuur
a. Het Dagelijks Bestuur coördineert het opstellen van het jaarplan en de begroting.
b. Uiterlijk 1 oktober dient het Dagelijks Bestuur een begroting voor het volgend kalenderjaar in bij het college.
c. Het Dagelijks Bestuur coördineert het opstellen van het jaarverslag en zorgt ervoor dat het jaarverslag uiterlijk 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar wordt opgeleverd.
d. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor een goede overdracht van de werkzaamheden bij afwezigheid van één of meerdere leden van het Dagelijks Bestuur.
e. Het Dagelijks Bestuur bereidt, in samenwerking met de ambtelijk ondersteuner, de vergaderingen voor.

3. Taken voorzitter
a. De voorzitter zorgt voor een adequate overlegstructuur.
b. De voorzitter heeft oog voor en stimuleert goede onderlinge verhoudingen en samenwerking binnen de Adviesraad.
c. De voorzitter leidt de vergaderingen van de Adviesraad.
d. De voorzitter coördineert en bewaakt de werkzaamheden van de Adviesraad.
e. De voorzitter draagt er zorg voor dat adviezen tot stand komen vanuit het perspectief van inwoners.
f. De voorzitter bewaakt de optimale bezetting van de Adviesraad en verdeelt de taken.
g. De voorzitter onderhoudt externe contacten en vertegenwoordigt de Adviesraad.

4. Taken van de secretaris:
a. De secretaris stelt jaarlijks in overleg met het Dagelijks Bestuur een concept vergaderschema op.
b. De secretaris zorgt voor verspreiding van de conceptagenda en stukken voor de vergaderingen van de Adviesraad en is verantwoordelijk voor de verslaglegging van overleggen.
c. De secretaris is belast met het op schrift stellen van de aanbevelingen dan wel adviezen van de Adviesraad.
d. De secretaris is verantwoordelijk voor de externe communicatie en kan, in opdracht van de voorzitter, uitgaande brieven van de Adviesraad ondertekenen.
e. De secretaris zorgt ervoor dat alle adviezen die namens de Adviesraad worden verstuurd door de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter worden ondertekend.
f. De secretaris zorgt voor archivering van agendastukken, uitgaande stukken en adviezen van de Adviesraad.
g. De secretaris stelt concepten op voor het jaarplan, de begroting en het jaarverslag.
h. De secretaris is, in afstemming met het Dagelijks Bestuur, verantwoordelijk voor de inhoud van de publicaties op de website.

Artikel 3 De orde tijdens vergaderingen en de verslaglegging
1. De voorbereiding van de vergaderingen
a. De Adviesraad vergadert minimaal 6 keer per jaar volgens een jaarlijks opgesteld vergaderschema en verder zo dikwijls als de (plaatsvervangend) voorzitter of ten minste twee andere leden het nodig achten, dit onder opgave van redenen. In dit laatste geval wordt de vergadering gehouden binnen twee weken na de datum van het daartoe strekkende verzoek.
b. Drie weken voor de vergadering doet de secretaris een uitvraag voor de stukken.
c. De secretaris verstuurt de uitnodiging, inclusief plaats en tijdstip. Agenda en bijbehorende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, twee weken voorafgaand aan de vergadering aan de leden van de Adviesraad en de ambtelijk ondersteuner toegezonden. Tot 5 dagen voor de vergadering kunnen nagekomen stukken verstuurd worden.
d. Vergaderingen gaan niet door wanneer minder dan de helft van het aantal vertegenwoordigde gemeenten aanwezig kan zijn of wanneer noch de voorzitter, noch de plaatsvervangend voorzitter aanwezig is. In dat geval wordt een nieuwe vergadering belegd.
e. Tussen de afgelaste vergadering en de nieuw belegde vergadering zit minimaal één week. In deze tweede vergadering kunnen besluiten genomen worden, ongeacht het aantal aanwezige leden, maar alleen over onderwerpen die in de uitnodiging voor de vergadering staan vermeld.
f. De Adviesraad kan één of meer ambtenaren van de gemeente(n), en/of derden (deskundigen) uitnodigen, om de vergadering (deels) bij te wonen voor het geven van een deskundige voordracht, toelichting of advies.

2. Verslaglegging
a. De secretaris stelt het verslag op en stuurt dit binnen twee weken na de vergadering toe aan de leden van de Adviesraad en de ambtelijk ondersteuner.
b. De leden van de Adviesraad en de ambtelijk ondersteuner geven binnen 14 dagen na ontvangst van het verslag hun taalkundige of andere correcties op de notulen welke dan, zo nodig, aangepast kunnen worden.
c. Het verslag wordt voor goedkeuring door de leden geagendeerd in de volgende vergadering van de Adviesraad.
d. In het verslag worden geen namen opgenomen van externen die bijvoorbeeld een signaal geven.
e. Er wordt vertrouwelijk omgegaan met informatie over personen.

3. Besluitvorming
a. De Adviesraad streeft ernaar zijn adviezen uit te brengen in consensus. Indien dit niet mogelijk is, wordt er een verdeeld advies uitgebracht, waarbij wordt toegelicht waarom er geen consensus is bereikt. Dit minderheidsstandpunt wordt aan het advies toegevoegd.
b. Alleen de leden van de Adviesraad hebben stemrecht. Stemmen bij volmacht is uitgesloten.
c. Besluitvorming kan alleen plaatsvinden wanneer minimaal 4 van de 6 gemeenten vertegenwoordigd zijn.
d. Indien bij het nemen van een besluit over een zaak door geen van de aanwezige leden stemming gevraagd wordt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
e. De leden onthouden zich van stemming over keuzen, voordrachten of aanbevelingen die hen persoonlijk aangaan.
f. Over alle zaken wordt mondeling gestemd, over personen schriftelijk. Wanneer er gestemd wordt over vacatures, dient er per vacature slechts één naam ingevuld te worden.
g. Wanneer twee leden afkomstig uit dezelfde lokale Adviesraad Sociaal Domein geen overeenstemming bereiken over de uit te brengen stem en twee verschillende stemmen uitbrengen, zijn beide stemmen ongeldig.
h. Blanco en niet geldig uitgebrachte stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. Bij discussie over het al dan niet geldig zijn van een stem, besluit de (plaatsvervangend) voorzitter over de geldigheid.
i. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel definitief afgewezen.
j. Bij spoedeisend karakter kan de Adviesraad ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten en meer dan de helft van de leden geen bezwaar maakt tegen deze wijze van besluitvorming. Bij bezwaar tegen deze wijze van besluitvorming wordt een extra vergadering georganiseerd.

Artikel 4 Werkgroepen
a. De Adviesraad kan besluiten tot het instellen van een werkgroep met een bepaald omschreven doel.
b. Een werkgroep kan bestaan uit leden van de Adviesraad en uit personen op grond van hun deskundigheid.
c. In elke werkgroep heeft minimaal één lid van de Adviesraad zitting.
d. Bij het instellen van een werkgroep maken de Adviesraad en de werkgroep afspraken over de periode waarbinnen de werkgroep zijn taak zal uitvoeren en over de ter beschikking te stellen middelen.

Artikel 5 Een rooster van aftreden
a. Nadat het college van B&W van Nissewaard de Regeling Adviesraad Beschermd Wonen en Opvang Zuid-Hollandse Eilanden heeft vastgesteld en de leden benoemd heeft, stellen de leden van de Adviesraad een rooster van aftreden op.
b. De zittingsduur van een lid wordt begrensd door de zittingsduur van het desbetreffende lid in de lokale Adviesraad Sociaal Domein die haar of hem heeft afgevaardigd.

Artikel 6 De werkwijze van de sollicitatiecommissie voor de werving van de voorzitter
a. De sollicitatiecommissie bestaat in ieder geval uit drie leden van de Adviesraad en de ambtelijk ondersteuner.
b. De sollicitatiecommissie maakt gebruik van een door de Adviesraad goedgekeurd sollicitatieprofiel.
c. De vacaturetekst wordt via relevante kanalen bekend gemaakt zoals via de landelijke koepel van adviesraden, gemeentelijke websites en social media kanalen, websites van de lokale ASD’s, lokale nieuwsbladen en persoonlijke netwerken.
d. De sollicitatiecommissie gaat vertrouwelijk om met de sollicitaties en de gevoerde gesprekken.
e. De sollicitatiecommissie brengt, na sollicitatiegesprekken, een onderbouwd advies uit aan de Adviesraad. Er wordt zoveel mogelijk gestreefd naar eenduidigheid in dit advies.
f. De Adviesraad doet op basis van het advies van de sollicitatiecommissie een voorstel voor benoeming richting college van de gemeente Nissewaard.

Artikel 7 Slotbepalingen
a. In alle gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur.
b. Evaluatie en eventuele aanpassingen van het huishoudelijk reglement vinden jaarlijks plaats, tegelijkertijd met de evaluatie van de Regeling.
c. Een afschrift van het reglement wordt aan Burgemeester en Wethouders van de gemeenten van de Zuid-Hollandse Eilanden ter kennisgeving aangeboden.

Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de vergadering van de Adviesraad Beschermd Wonen en Opvang Zuid-Hollandse Eilanden van 16 augustus 2021.